หน้าเว็บ

บทที่ 12 การแก้ไขตกแต่งและการฉายสไลด์จากโปรแกรมนำเสนอผลงาน



บทนำ

     แก้ไข และจัดการงานนำเสนอ Microsoft Office PowerPoint 2007 ให้ง่ายขึ้นก็ไม่มีอะไรมากไปกว่าเหตุผลที่ว่าการใช้ PowerPoint เป็นเรื่องที่ทำได้ง่ายอยู่แล้ว นี่คือคำตอบที่ถูกต้องจริงๆ เนื่องจาก PowerPoint มีเครื่องมือที่ทำให้งานของคุณทำได้ง่ายและตรงไปตรงมา เพียงแค่คุณใช้เครื่องมือที่มีอยู่ เวลาที่ใช้ในการทำงานกับ PowerPoint จะทำให้คุณพึงพอใจเป็นอย่างยิ่ง กล่าวคือ สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว เรียบง่าย และง่ายดาย  และงานนำเสนอที่คุณสร้างขึ้นอาจดีกว่าที่คุณคาดไว้มาก
     อย่างไรก็ตาม อาจเกิดปัญหา (ซึ่งคุณทราบอยู่แล้วว่าจะต้องมี) หากคุณไม่ได้ใช้คุณลักษณะที่มีอยู่ กล่าวคือ หากคุณยืนยันที่จะใช้วิธีแก้ปัญหาชั่วคราวและโซลูชันที่ซับซ้อนมาก แทนที่การเรียนรู้การใช้งานเครื่องมือต่างๆ ที่ PowerPoint อำนวยความสะดวกจัดให้  งานนำเสนอของคุณอาจได้รับผลกระทบในทางลบ ยิ่งไปกว่านั้น อาจดูราวกับว่า PowerPoint กำลังหัวเราะเยาะที่งานของคุณล้มเหลวไม่เป็นท่า
    ด้วยเหตุนี้ เราจึงขอแนะนำว่าอย่าพยายามทำเช่นนั้น แม้ว่าจะมีความสามารถใหม่ที่ยอดเยี่ยม แต่ PowerPoint ก็จะมีวิธีการตั้งค่าที่เหมาะสมกับตัวมันเอง การใช้คุณลักษณะในวิธีที่ออกแบบมาให้ใช้จะทำให้คุณและงานของคุณไปด้วยกันได้ดีอย่างน่าพอใจ แล้วคุณจะทำตามความต้องการของ PowerPoint ได้อย่างไร
ประการแรกและเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดคือ เอกสารของคุณควรอยู่เฉพาะใน PowerPoint เมื่อกำลังจัดทำเป็นงานนำเสนอภาพนิ่ง หรือชนิดเอกสารที่คล้ายคลึงกันซึ่งต้องใช้ต้นแบบและเค้าโครง หากคุณต้องการให้มีข้อความจำนวนมากบนหลายๆ หน้า (เช่น รายงาน) หรือหน้าที่มีข้อความและกราฟิกแบบซับซ้อนหลายหน้า (เช่น คู่มือขายแบบหนังสือภาพ) เอกสารของคุณสามารถสร้างขึ้นได้ง่ายกว่าการสร้างใน Microsoft Office Word 2007 โดยแทบจะไม่มีข้อสงสัย คุณเพียงแต่สร้างกราฟิกสำหรับเอกสารนั้นใน PowerPoint (และโปรแกรมอื่นๆ ที่ใช้งานได้) ดูบทที่ 4 “การสร้างเอกสารที่จัดการได้ง่ายและมีเสถียรภาพ” และบทที่ 12 “การวางแผนเอกสารของคุณ” สำหรับการสร้างเอกสาร Word แบบซับซ้อนที่มีความสวยงามสะดุดตามากยิ่งขึ้น
สำหรับกฎทั่วไป เราขอแนะนำให้คุณใช้ PowerPoint เป็นหลักสำหรับเอกสารของคุณเมื่อคุณตอบคำถามเหล่านี้ว่าใช่อย่างน้อยหนึ่งข้อ
  1. จะส่งเอกสารเป็นงานนำเสนอบนหน้าจอใช่หรือไม่
  2. คุณต้องการใช้ต้นแบบภาพนิ่งเพื่อวัตถุประสงค์อื่นๆ นอกเหนือไปจากสิ่งที่คุณสามารถทำได้กับลักษณะย่อหน้าและเลเยอร์ของหัวกระดาษ\ท้ายกระดาษในเอกสาร Word ใช่หรือไม่
  3. คุณต้องการใช้เค้าโครงภาพนิ่งสำหรับเค้าโครงหน้ากระดาษชนิดใดก็ตามที่คุณไม่สามารถจัดรูปแบบย่อหน้าหรือตารางในเอกสาร Word ได้ใช่หรือไม่
เมื่อคุณตัดสินได้ว่าเอกสารของคุณเป็นของ PowerPoint ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้
  • ด้วยข้อยกเว้นบางประการ หากเค้าโครงภาพนิ่งที่คุณกำลังใช้อยู่ไม่พอดีกับเค้าโครงที่คุณต้องการ อย่าใช้เค้าโครงนั้น ให้กำหนดค่าเค้าโครงเอง หรือใช้เค้าโครงภาพนิ่งว่างเปล่าหรือเฉพาะชื่อเรื่องสำหรับเค้าโครงที่ใช้แบบเดี่ยว แล้วสร้างเอกสารของคุณเอง
    อย่างไรก็ตาม ยังมีเค้าโครงอื่นๆ ที่นำมาใช้ได้สำหรับเหตุผลบางประการและสามารถทำให้งานของคุณลดลงอย่างมาก นอกจากนี้ ยังเป็นที่แน่นอนว่างานนำเสนอที่เต็มไปด้วยภาพนิ่งที่ไม่ได้ใช้เค้าโครงที่มีตัวยึดจะเป็นงานนำเสนอที่ขลุกขลัก  ดังนั้น โปรดอย่าแปลย่อหน้าสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยก่อนหน้านี้ผิดว่าเป็นการสั่งให้คุณมองข้ามเค้าโครงต่างๆ ไป
  • ใช้องค์ประกอบของชุดรูปแบบที่จัดทำเสร็จแล้ว ซึ่งรวมถึงสี แบบอักษร และพื้นหลังภาพนิ่ง เว้นแต่ว่าคุณตั้งใจให้การจัดรูปแบบบางอย่างยังคงอยู่แม้ว่าจะทำให้ชุดรูปแบบเปลี่ยนแปลงไปก็ตาม
  • ใช้ต้นแบบภาพนิ่ง หากคุณจำเป็นต้องวางรายการเดียวกันบนภาพนิ่งมากกว่าหนึ่งภาพ ให้ถามตัวคุณเองว่าคุณสามารถใช้ต้นแบบ (หรือเค้าโครงภาพนิ่งใน PowerPoint 2007) เพื่อทำให้สิ่งที่คุณต้องการสำเร็จในขั้นตอนเดียวแทนที่จะเป็นหลายขั้นตอนได้หรือไม่
  • ใช้เครื่องมือ จัดแนวกระจาย และ เรียงลำดับ (ที่ระบุไว้ในบทที่ 18) เพื่อกำหนดตำแหน่งเนื้อหาอย่างแม่นยำ การเขยิบและการคาดเดาทำให้วัตถุประสงค์ในการใช้ PowerPoint ล้มเหลวและไม่เคยให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดแก่คุณเลย เมื่อคุณใช้เครื่องมือการวาดที่มีอยู่ คุณแทบจะไม่ต้องเสียเวลาในการกำหนดตำแหน่งเนื้อหาที่สมบูรณ์แบบ
  • โปรดระวังเกี่ยวกับขนาดของแฟ้ม PowerPoint มีคุณลักษณะต่างๆ ที่ช่วยให้คุณย่อขนาดแฟ้มให้มีขนาดเล็กสุดแม้ว่าคุณจำเป็นต้องใช้กราฟิกมากมายในงานนำเสนอของคุณก็ตาม เช่น ความสามารถในการบีบอัดภาพหรือการวางภาพในรูปแบบที่หลากหลาย (โดยใช้ การวางแบบพิเศษ) สาเหตุธรรมดาที่สุดสาเหตุหนึ่งที่ทำให้เอกสาร PowerPoint เกิดความเสียหายคือขนาดแฟ้มที่ใหญ่เกินความจำเป็น โปรดดูบทที่ 7 “การจัดการกราฟิก” เกี่ยวกับข้อมูลการใช้ Microsoft Windows Paint หรือ Microsoft Office Picture Manager สำหรับแปลงรูปภาพให้อยู่ในรูปแบบอื่นเพื่อลดขนาดแฟ้มโดยไม่สูญเสียคุณภาพ นอกจากนี้ โปรดดูบทที่ 18 สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานกับรูปภาพใน PowerPoint
  • หากรู้สึกว่างานที่ต้องทำมีมาก ให้หยุดทำสักครู่ แล้วลองพิจารณาว่ามีวิธีที่ทำให้งานง่ายขึ้นหรือไม่ เนื่องจากเป็นไปได้ว่าอาจมีวิธีการนั้นอยู่ และเนื่องจากการทำให้ง่ายขึ้นหมายถึงการใช้เครื่องมือที่เหมาะสมกับงาน จึงมีแนวโน้มว่าผลลัพธ์ของคุณจะได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้น
    ตัวอย่างเช่น ให้ความสนใจกับแอคชันการแก้ไขอัตโนมัติ (เช่น การปรับข้อความพอดีกับตัวยึดโดยอัตโนมัติ) และตั้งค่าเริ่มต้นของคุณให้เป็นผลลัพธ์ที่คุณต้องการใช้บ่อยที่สุด (เช่น การปิดปรับพอดีอัตโนมัติสำหรับเนื้อความ) คุณมีตัวเลือกมากมายในการทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพโดยใช้การปรับพอดีอัตโนมัติ คุณจึงไม่ควรต่อต้านตัวเลือกดังกล่าวต่อไปเรื่อยๆ  เนื่องจากคุณไม่สามารถเอาชนะมันได้ หากต้องการความช่วยเหลือสำหรับตัวอย่างนี้ โปรดดูที่เคล็ดลับการแก้ปัญหาในหัวข้อต่อจากบทนี้ที่มีชื่อว่า “ฉันต้องทำอย่างไรหากต้องการยุติการเปลี่ยนแปลงขนาดแบบอักษรโดยอัตโนมัติ”
    หากคุณกำลังคิดว่ารายการก่อนหน้านี้ไม่ได้ช่วยให้คุณทราบว่าคุณกำลังใช้คุณลักษณะที่อ้างถึงได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือยัง คุณคิดถูกแล้ว แต่ข้อมูลที่คุณจำเป็นต้องตอบคำถามเหล่านั้นจะอยู่ที่นี่ทั้งหมด ดังนั้น โปรดอ่านอย่างละเอียด                                                                                        

ตั้งค่าเอกสารให้มีประสิทธิภาพ

     เป็นเรื่องปกติที่จะลืมว่างานนำเสนอ PowerPoint เป็นเอกสาร แต่มันเป็นเอกสารจริงๆ ด้วยเหตุนี้ การเข้าใจองค์ประกอบที่สามารถปรากฏบนหน้ากระดาษได้ และวิธีการที่องค์ประกอบที่กำหนดให้นั้นสามารถปรากฏได้ในสถานการณ์ที่แตกต่างกัน (เช่น บนหน้าจอหรือในงานพิมพ์) จึงทำให้งานของคุณง่ายขึ้นมาก
ในส่วนนี้ เราจะพิจารณาว่าการตั้งค่าเค้าโครงภาพนิ่งและหน้ากระดาษส่งผลต่องานนำเสนอของคุณอย่างไร

ควบคุมเค้าโครง  อย่าปล่อยให้เค้าโครงควบคุมคุณ

      ส่วนหัวนี้อ้างถึงวิธีการที่ตัวยึดทำงานในเค้าโครงภาพนิ่ง แนวคิดเบื้องหลังตัวยึด (เช่น ตัวยึดชื่อเรื่องและชื่อเรื่องรองบนภาพนิ่งชื่อเรื่อง) คือการกำหนดขนาดและการวางตำแหน่ง (และการจัดรูปแบบในบางกรณี) เนื้อหาภาพนิ่ง เพื่อให้สิ่งที่คุณต้องทำก็คือการวางเนื้อหาลงในตำแหน่งเท่านั้น
ปัญหาที่เกิดขึ้นก็คือว่าผู้ใช้มักจะใช้เค้าโครงภาพนิ่งที่ไม่พอดีกับเนื้อหาหรือเค้าโครงที่พวกเขาต้องการ และผู้ใช้เหล่านั้นก็จะปรับขนาดหรือจัดรูปแบบตัวยึดบนภาพนิ่งแต่ละภาพ เป็นที่แน่นอนว่า วัตถุประสงค์ที่แท้จริงของตัวยึดก็คือการช่วยให้คุณรักษาเค้าโครงและการจัดรูปแบบที่สม่ำเสมอกันเอาไว้ ดังนั้น เมื่อเค้าโครงถูกตั้งค่าใหม่ การกำหนดเองของคุณจะหายไปทั้งหมด เช่น ขนาดและการวางตำแหน่งวัตถุ และการจัดรูปแบบข้อความ
การทำงานกับตัวยึดทำได้ง่ายขึ้นมากใน Release 2007 เนื่องจากในปัจจุบันนี้ คุณสามารถกำหนดเค้าโครงภาพนิ่งได้เองและสามารถสร้างให้มีขนาดที่แน่นอนได้ด้วยตัวคุณเอง นอกจากนี้คุณยังสามารถวางตำแหน่งตัวยึดใดๆ ได้ตามต้องการ สิ่งที่สำคัญก็คือการใช้ความสามารถที่ให้ไว้และใช้ขั้นตอนเพิ่มเติมในการเข้าไปยังเค้าโครงภาพนิ่งเพื่อทำการเปลี่ยนแปลง แทนที่การเปลี่ยนแปลงภาพนิ่งทีละภาพ เรียนรู้เกี่ยวกับการกำหนดค่าต้นแบบหรือเค้าโครงแต่ละเค้าโครงเอง และวิธีการกำหนดค่าเค้าโครงเอง ในส่วนของบทนี้ที่มีชื่อว่า “การทำงานกับต้นแบบ เค้าโครง และออกแบบ”
แน่นอนว่า มีข้อยกเว้นสำหรับสิ่งที่สามารถตั้งค่าบนเค้าโครงภาพนิ่งหรือในต้นแบบภาพนิ่ง เมื่อคุณต้องการจัดรูปแบบเอง เช่น การจัดรูปแบบของแบบอักษรโดยตรงกับคำเพียงไม่กี่คำในตัวยึดข้อความหรือเส้นขอบของข้อความรอบๆ ตัวยึดเนื้อหา คุณจะสามารถหลีกเลี่ยงการสูญเสียการกำหนดเองเหล่านั้นได้อย่างไร คำตอบที่เคยใช้ได้ก็คือคุณจำเป็นต้องหลีกเลี่ยงการนำเค้าโครงไปใช้อีกครั้ง แต่คำตอบนั้นไม่เป็นความจริงอีกต่อไปแล้ว
เมื่อคุณต้องการตั้งค่าใหม่ให้กับตำแหน่งของตัวยึดบนภาพนิ่ง คุณสามารถใช้ได้ทั้งตัวเลือก ตั้งค่าใหม่ ที่เป็นตัวใหม่หรือนำเค้าโครงที่ใช้งานไปใช้อีกครั้งจากแกลเลอรี เค้าโครง อย่างใดอย่างหนึ่ง การตั้งค่าใหม่จะทำงานในลักษณะที่ว่าการนำเค้าโครงไปใช้อีกครั้งเคยทำ  กล่าวคือ จะสูญเสียการกำหนดค่าเองทั้งหมดและภาพนิ่งจะถูกตั้งค่าใหม่เพื่อใช้ในการวางตำแหน่งและการจัดรูปแบบที่ปรากฏบนเค้าโครงภาพนิ่งเท่านั้น อย่างไรก็ตาม หากคุณเลือกเค้าโครงที่ใช้งานใหม่อย่างง่ายๆ (เพียงคลิกที่รูปขนาดย่อของเค้าโครงที่คุณต้องการในแกลเลอรี เค้าโครง) ตัวยึดของคุณจะกลับสู่ขนาดและตำแหน่งที่กำหนด และการจัดรูปแบบเองทั้งหมดจะยังคงอยู่ สามารถพบทั้งตัวเลือก ตั้งค่าใหม่ และแกลเลอรี เค้าโครง ได้ในกลุ่ม ภาพนิ่ง บนแท็บ หน้าแรก หรือเมื่อคุณคลิกขวาที่ภาพนิ่งหรือรูปขนาดย่อ อย่างใดอย่างหนึ่ง ในบานหน้าต่าง ภาพนิ่ง
ดังนั้น อะไรจะเกิดขึ้นเมื่อคุณต้องการให้ข้อความหรือวัตถุมีขนาดหรือตำแหน่งที่กำหนดค่าเองบนภาพนิ่งเพียงหนึ่งภาพ ห้ามย้ายหรือปรับขนาดตัวยึดบนภาพนิ่งแต่ละภาพ  แต่ให้ใช้วัตถุแบบกำหนดเอง
  • เมื่อคุณแทรกกล่องข้อความ (กล่องข้อความดั้งเดิมหรือกล่องข้อความอักษรศิลป์ อย่างใดอย่างหนึ่ง) จากแท็บ แทรก แทนที่การใช้ตัวยึดข้อความหรือเนื้อหาที่มีอยู่ คุณจะได้รับวัตถุแบบกำหนดเองที่ไม่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงในเค้าโครงภาพนิ่ง อย่างไรก็ตาม ควรระลึกเสมอว่ากล่องข้อความแบบกำหนดเองจะไม่มีการจัดรูปแบบที่กำหนดไว้ในตัวยึด (เช่น ข้อความที่มีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหลายระดับ)  ดังนั้น คุณจึงสามารถจัดรูปแบบข้อความแบบกำหนดเองได้ด้วยตัวคุณเอง
  • เมื่อคุณวางวัตถุชนิดอื่นๆ (เช่น รูปภาพ ตาราง ไดอะแกรม หรือแผนภูมิ) จากแท็บ แทรก ลงบนภาพนิ่งที่มีตัวยึดที่ว่างซึ่งออกแบบไว้สำหรับชนิดของเนื้อหานั้น วัตถุใหม่ของคุณจะถูกวางลงในตัวยึดที่ว่างนั้นและปรับขนาดโดยอัตโนมัติตามลำดับ (หากภาพนิ่งมีตัวยึดที่คล้ายคลึงกัน แต่ตัวยึดเหล่านั้นมีเนื้อหาแล้ว การใช้แท็บ แทรก เพื่อแทรกวัตถุจะแทรกวัตถุแบบกำหนดเองที่คุณต้องการโดยไม่ต้องแนบวัตถุเข้ากับตัวยึด)
  • แน่นอนว่า เมื่อคุณต้องการใช้วัตถุแบบกำหนดเอง เป้าหมายก็คือไม่ต้องการแนบวัตถุนั้นเข้ากับตัวยึดเพื่อว่าวัตถุนั้นจะไม่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง การนำไปใช้อีกครั้ง หรือการตั้งค่าใหม่ที่ทำกับเค้าโครง ดังนั้น เมื่อคุณต้องการให้วัตถุเป็นอิสระจากตัวยึด สิ่งที่ง่ายที่สุดที่ทำกันเป็นประจำก็คือการใช้เค้าโครงเปล่าหรือเฉพาะชื่อเรื่อง ดังที่กล่าวไว้แล้วก่อนหน้านี้ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการใช้วัตถุแบบกำหนดเองบนภาพนิ่งที่มีตัวยึดที่ว่าง มีวิธีการแก้ปัญหาง่ายๆ ดังนี้
    แทรกวัตถุลงในตัวยึดที่ว่าง จากนั้น เลือกและตัดวัตถุ (CTRL+X) แล้ววาง (CTRL+V) วัตถุจะถูกวางลงบนภาพนิ่ง แต่จะอยู่ที่ด้านบนของตัวยึดแทนการใช้ตัวยึด หากคุณย้ายวัตถุที่วาง คุณจะเห็นว่าตัวยึดที่ว่างยังคงอยู่

การแก้ปัญหา  ฉันต้องทำอย่างไรหากต้องการยุติการเปลี่ยนแปลงขนาดแบบอักษรโดยอัตโนมัติ”

      ตัวเลือก จัดรูปแบบอัตโนมัติขณะพิมพ์ ซึ่งเปิดใช้งานการปรับพอดีอัตโนมัติของเนื้อความหรือข้อความส่วนหัวสำหรับตัวยึดโดยค่าเริ่มต้น แต่เมื่อการปรับพอดีอัตโนมัติดำเนินการ สมาร์ทแท็กจะปรากฏด้านนอกมุมล่างซ้ายของกล่องข้อความซึ่งเป็นส่วนที่คุณสามารถปิดใช้งานแอคชันนี้ได้ คลิกลูกศรเพื่อเพื่อขยายตัวเลือก สมาร์ทแท็ก และคุณจะเห็นบางอย่างที่คล้ายกับภาพต่อไปนี้
ตัวเลือกสมาร์ทแท็ก

ตัวเลือกที่คุณเห็นในการแก้ไขสมาร์ทแท็กอัตโนมัติจะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าชนิดของตัวยึด เค้าโครงภาพนิ่ง และการแก้ไขอัตโนมัติของคุณ ตัวเลือกสำหรับแยกข้อความระหว่างภาพนิ่ง ดำเนินการต่อบนภาพนิ่งใหม่ หรือตั้งค่าตัวยึดเป็นสองคอลัมน์จะมีเฉพาะในเค้าโครงแบบที่มีอยู่แล้วภายในซึ่งมีตัวยึดเนื้อหาตัวเดียวเท่านั้น (เช่น ชื่อเรื่องและเนื้อหา)  แต่จะมีอยู่ไม่ว่าคุณจะเปิดใช้งานการปรับพอดีอัตโนมัติสำหรับเนื้อความหรือไม่ก็ตาม
     คุณสามารถปิดการปรับพอดีอัตโนมัติจากสมาร์ทแท็กนี้ได้ หรือเลือกแอคชันที่เหมาะสมอย่างอื่นให้กับตัวยึดแต่ละตัว หรือคลิก ควบคุมตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ แล้วคลิก จัดรูปแบบอัตโนมัติขณะพิมพ์ ในรายการของตัวเลือก ซึ่งรวมถึง (ที่ด้านล่างของรายการ) ตัวเลือกการปรับพอดีอัตโนมัติของข้อความชื่อเรื่องและเนื้อความสำหรับตัวยึด นอกจากนี้ คุณยังสามารถเข้าถึงกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ จากแท็บการพิสูจน์อักษร ของกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ PowerPoint
เมื่อคุณปิดการปรับพอดีอัตโนมัติของข้อความชื่อเรื่องและเนื้อความ การปรับพอดีอัตโนมัติของสมาร์ทแท็กสำหรับตัวยึดที่ใช้ได้จะไม่มีตัวเลือกการปรับพอดีอัตโนมัติสำหรับตัวยึดอีกต่อไปหรือยุติการปรับขนาดข้อความให้พอดีกับตัวยึด อย่างไรก็ตาม คุณจะยังเห็นสมาร์ทแท็กที่ยอมให้เข้าถึงกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ
ขอแนะนำให้เก็บการตั้งค่าที่เปิดใช้งานเหล่านี้ไว้และใช้สมาร์ทแท็กในการปิดใช้งานการตั้งค่าเมื่อต้องการ แม้ว่าคุณจะไม่ต้องการใช้การปรับพอดีอัตโนมัติในการเปลี่ยนขนาดของแบบอักษรของคุณ แต่การเห็นความเปลี่ยนแปลงที่การปรับพอดีอัตโนมัติทำขึ้นก็เป็นตัวกระตุ้นเตือนที่ดีเมื่อภาพนิ่งของคุณมีข้อความมากเกินไปหรือเมื่อต้องการใช้เค้าโครงชนิดอื่น

การพิจารณาตั้งค่าหน้ากระดาษ

     บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตั้งค่าหน้ากระดาษ ให้คุณเข้าถึงกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ รวมทั้งการเข้าถึงด่วนเพื่อเปลี่ยนแปลงการวางแนวหน้ากระดาษระหว่างแนวตั้งและแนวนอน
ในรุ่นก่อน คุณไม่สามารถมีได้ทั้งภาพนิ่งแนวตั้งและแนวนอนในงานนำเสนอชิ้นเดียวกัน อย่างไรก็ตาม สำหรับภาพนิ่งข้อความในงานนำเสนอที่พิมพ์ออกมา คุณสามารถสร้างเค้าโครงแบบกำหนดเองซึ่งมีข้อมูลที่หมุน (และจัดเรียงตัวยึดอื่นๆ ใหม่ เช่น ท้ายกระดาษและหมายเลขหน้า) เพื่อทำให้ใกล้เคียงกับลักษณะของการวางแนวหน้ากระดาษแบบตรงข้าม หรือเชื่อมโยงภาพนิ่งระหว่างงานนำเสนอเข้าด้วยกันเพื่อให้มีทั้งภาพนิ่งแบบแนวนอนและแนวตั้งปรากฏในการแสดงบนหน้าจอสำหรับงานนำเสนอทางหน้าจอ ดูเคล็ดลับการแก้ปัญหาในส่วนนี้เพื่อช่วยเหลือการเชื่อมโยงภาพนิ่งระหว่างงานนำเสนอ
ในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ คุณจะสังเกตเห็นตัวเลือกกำหนดขนาดเองใหม่สองตัว (แสดงไว้ในรูปภาพต่อไปนี้) ซึ่งทั้งสองตัวเลือกมีไว้สำหรับการนำเสนอแบบจอกว้าง ขนาดเริ่มต้นของภาพนิ่งคือการแสดงบนหน้าจอแบบมาตรฐาน (อัตราส่วน 4:3)

กล่องโต้ตอบตั้งค่าหน้ากระดาษ

เมื่อมีการจัดรูปแบบงานนำเสนอเพื่อทำการพิมพ์ โปรดใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษในการวัดความกว้างและความสูงในกล่องโต้ตอบนี้ที่แสดงไว้ด้านล่าง

การวัดความกว้างและความสูงในกล่องโต้ตอบตั้งค่าหน้ากระดาษ

โปรดสังเกตว่าเมื่อตั้งค่าเป็นกระดาษขนาด Letter (8.5 x 11 นิ้ว) ความกว้างและความสูงของหน้ากระดาษแต่ละส่วนจะเล็กกว่าขนาดภาพนิ่งที่ระบุไว้หนึ่งนิ้ว จะมีความแตกต่างระหว่างการตั้งค่าความกว้างและความสูงกับการตั้งค่าขนาดภาพนิ่งเกิดขึ้น ไม่ว่าคุณจะเลือกขนาดใดก็ตาม PowerPoint จะสร้างระยะขอบลงในขนาดหน้ากระดาษ ดังนั้น สิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอจึงไม่รวมถึงระยะขอบหน้ากระดาษ
สิ่งนี้มีความสำคัญเมื่อคุณกำลังใช้ PowerPoint สำหรับเอกสารที่กำลังจะส่งในรูปเอกสารที่พิมพ์ออกมา เนื่องจากสิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอไม่ใช่ขนาดกระดาษแบบเต็มที่แท้จริง วิธีนี้มีประโยชน์ในบางส่วน เนื่องจากหากคุณมีวัตถุที่ตัดตกในขอบของภาพนิ่ง วัตถุเหล่านั้นจะยังคงพิมพ์ออกจากเครื่องพิมพ์โดยไม่สามารถเก็บส่วนที่ตัดตกเอาไว้ได้ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณต้องการพิมพ์ส่วนตัดตกที่แท้จริงหรือต้องการใช้ขนาดกระดาษแบบเต็ม คุณมีสองตัวเลือก
  • ในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ให้เปลี่ยนการตั้งค่า ความสูง และ ความกว้าง เป็นขนาดกระดาษที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น สำหรับกระดาษขนาด Letter แนวนอน ให้พิมพ์ 11 สำหรับการตั้งค่า ความกว้าง และ 8.5 สำหรับการตั้งค่า ความสูง (หากหน่วยการวัดเริ่มต้นของคุณเป็นอย่างอื่นที่ไม่ใช่นิ้ว ให้ปรับขนาดการวัดก่อนหน้านี้ตามลำดับ) การตั้งค่า ภาพนิ่งที่ปรับขนาดสำหรับ จะเปลี่ยนเป็น กำหนดเอง เมื่อคุณทำสิ่งนี้
  • หรือหากคุณต้องการให้ใช้หน้ากระดาษเพิ่มเติมเมื่อพิมพ์ออกมาแต่ยังคงรักษาการตั้งค่าขนาดภาพนิ่งมาตรฐานเอาไว้สำหรับการใช้งานบนหน้าจอ ใน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้คลิก ตัวเลือก แล้วคลิก ปรับพอดีกระดาษ
โดยทั่วไป ไม่จำเป็นต้องใช้สองตัวเลือกนี้ร่วมกัน หากคุณเปลี่ยนขนาดภาพนิ่งเป็นขนาดกระดาษแบบเต็มและวางวัตถุที่ตัดตกในขอบของภาพนิ่ง แต่ตัวอย่างก่อนพิมพ์ยังคงไม่แสดงให้เห็นส่วนที่ตัดตกในขอบของภาพนิ่ง เหตุผลที่เป็นไปได้มากที่สุดก็คือเครื่องพิมพ์ที่คุณใช้งานอยู่ไม่สามารถเก็บส่วนที่ตัดตกจาก PowerPoint ได้ หรือคุณอาจจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าของเครื่องพิมพ์เพื่อพิมพ์ส่วนตัดตก อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนเครื่องพิมพ์ที่ใช้งานอยู่ให้เป็นเครื่องพิมพ์เสมือนได้ตลอดเวลา (เช่น ส่งไปยัง OneNote 2007 หรือ Adobe Acrobat (PDF)) เพื่อแสดงตัวอย่างส่วนตัดตกแบบเต็ม
หมายเหตุ: หากต้องการเข้าถึงตัวอย่างก่อนพิมพ์ คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วชี้ไปที่ พิมพ์ (โปรดจำไว้ว่าาคุณสามารถคลิกขวา ตัวอย่างก่อนพิมพ์ เพื่อเป็นตัวเลือกที่เพิ่มเข้าไปยัง แถบเครื่องมือด่วน ได้) นอกจากนี้ คุณยังสามารถคลิกปุ่ม แสดงตัวอย่าง ในกล่องโต้ตอบ พิมพ์ เพื่อเข้าถึง แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์  ซึ่งเป็นวิธีการที่ดีสำหรับแสดงตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ หากต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าสำหรับเครื่องพิมพ์ที่คุณใช้งานอยู่ ในกล่องโต้ตอบ พิมพ์ ให้คลิก คุณสมบัติ ข้างชื่อเครื่องพิมพ์ที่ใช้งาน คุณสมบัติของเครื่องพิมพ์ขึ้นอยู่กับโปรแกรมควบคุมเครื่องพิมพ์ของคุณและไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรม Microsoft Office


การแก้ไขปัญหา  ฉันต้องการแสดงภาพนิ่งแนวตั้งและแนวนอนในงานนำเสนอเดียวกัน

     ตามที่ได้อธิบายในส่วนนี้ ภาพนิ่งทั้งหมดในงานนำเสนองานเดียวต้องใช้การวางแนวแบบแนวตั้งหรือแนวนอน อย่างใดอย่างหนึ่ง ดังนั้น เมื่อคุณต้องการใช้ภาพนิ่งแนวตั้งในงานนำเสนอแนวนอนบนหน้าจอ คุณควรทำอย่างไร ใช้การเชื่อมโยงหลายมิติเพื่อทำให้สิ่งนี้สำเร็จอย่างรวดเร็ว
ภาพนิ่งแต่ละภาพในงานนำเสนอจะทำงานคล้ายกับที่คั่นหน้าภายในแฟ้มนั้น ดังนั้น คุณจึงสามารถใช้การเชื่อมโยงหลายมิติจากภาพนิ่งในงานนำเสนอแนวนอนไปยังภาพนิ่งที่คุณต้องการในงานนำเสนอแนวตั้งได้โดยง่าย จากนั้น เพิ่มการเชื่อมโยงหลายมิติในงานนำเสนอแนวตั้งเพื่อกลับสู่ภาพนิ่งที่ถูกต้องในงานนำเสนอแนวนอน
     การเชื่อมโยงหลายมิติใน PowerPoint สามารถใช้กับวัตถุใดๆ ก็ได้  ดังนั้น คุณจึงสามารถใช้การเชื่อมโยงหลายมิติกับวัตถุที่มีอยู่บนภาพนิ่งหรือแทรกรูปร่างที่ใช้กับการเชื่อมโยง (โปรดจำไว้ว่าหากคุณไม่ต้องการให้รูปร่างที่คุณกำลังใช้กับการเชื่อมโยงนี้ปรากฏบนหน้าจอระหว่างที่คุณนำเสนอ คุณสามารถตั้งค่าทั้งการเติมรูปร่างและเค้าร่างเป็น ไม่มี หากคุณทำเช่นนั้น ต้องมั่นใจว่าสามารถจำได้ว่ารูปร่างมีตำแหน่งที่ตั้งอยู่ที่ใดเมื่อคุณต้องการคลิกไปที่รูปร่างนั้นในระหว่างที่คุณนำเสนอ อย่าคลิกการเชื่อมโยงจนกว่าจะเห็นจุดแทรกเปลี่ยนเป็นไอคอนรูปมือที่ระบุว่าคุณกำลังเลื่อนไปที่การเชื่อมโยงหลายมิติ การคลิกภาพนิ่งในการนำเสนอภาพนิ่งเมื่อคุณเห็นจุดแทรกลูกศรที่เป็นค่าเริ่มต้นทำให้แฟ้มที่คุณใช้งานอยู่เลื่อนไปยังภาพนิ่งถัดไป)
หากต้องการเพิ่มการเชื่อมโยงหลายมิติไปยังภาพนิ่งในงานนำเสนออื่น เลือกเฉพาะวัตถุที่คุณต้องการเพิ่มการเชื่อมโยง จากนั้น บนแท็บ แทรกในกลุ่ม การเชื่อมโยง ให้คลิก การเชื่อมโยงหลายมิติ ในกล่องโต้ตอบ แทรกการเชื่อมโยงหลายมิติ (ที่แสดงไว้ในที่นี้) ให้เลือก แฟ้มหรือเว็บเพจที่มีอยู่ ในตัวเลือก เชื่อมโยงไปที่ แล้วใช้ตัวเลือก ค้นหา เพื่อค้นหาตำแหน่งแฟ้มที่คุณต้องการเชื่อมโยง

กล่องโต้ตอบแทรกการเชื่อมโยงหลายมิติ

หากคุณต้องการเชื่อมโยงไปยังภาพนิ่งที่เฉพาะเจาะจงในแฟ้มนั้น ให้คลิก ที่คั่นหน้า ชื่อเรื่องของภาพนิ่งแต่ละชื่อในงานนำเสนอที่เลือกไว้จะปรากฏในกล่องโต้ตอบ ที่คั่นหนังสือ โปรดสังเกตว่าเมื่อคุณเลือกที่คั่นหนังสือ ที่คั่นหนังสือนั้นจะปรากฏขึ้นหลังเครื่องหมายแสดงตัวเลขในแถบที่อยู่ ของกล่องโต้ตอบนี้ ดังที่เน้นไว้ในรูปภาพก่อนหน้านี้ จากนั้น ในงานนำเสนอแนวตั้ง ให้คุณเพิ่มการเชื่อมโยงหลายมิติอีกอันหนึ่งกลับไปยังภาพนิ่งถัดไปที่คุณต้องการในงานนำเสนอหลักของคุณ
หรือหากคุณต้องการให้ภาพนิ่งข้อความในงานนำเสนอที่พิมพ์ออกมามีการวางแนวแบบตรงข้าม ให้ใช้เค้าโครงภาพนิ่งที่มีวัตถุข้อความที่หมุนเพื่อให้คุณสามารถสร้างภาพนิ่งของคุณทั้งหมดในเอกสารเดียวกันได้

งานพื้นฐานสำหรับการสร้างงานนำเสนอใน PowerPoint

  1. เลือกธีม
  2. คลิก สร้าง หรือเลือกธีมสี จากนั้นคลิก สร้าง
    แสดงกล่องโต้ตอบ สร้างงานนำเสนอใหม่จากธีม ใน PowerPoint

แทรกสไลด์ใหม่

  • บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิก สไลด์ใหม่ แล้วเลือกเค้าโครงสไลด์แสดงปุ่ม สไลด์ใหม่ บนแท็บ หน้าแรก บน Ribbon ใน PowerPoint

บันทึกงานนำเสนอของคุณ

  1. บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก บันทึก
  2. เลือกหรือเรียกดูโฟลเดอร์
  3. ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับงานนำเสนอของคุณ แล้วเลือก บันทึก
หมายเหตุ: ถ้าคุณบันทึกไฟล์ลงในโฟลเดอร์บางโฟลเดอร์เป็นประจำ คุณสามารถ "ตรึง" เส้นทางนั้น เพื่อให้โฟลเดอร์ดังกล่าวพร้อมใช้งานอยู่เสมอได้ (ตามที่แสดงด้านล่างนี้)

บันทึกงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณ
เคล็ดลับ: ให้บันทึกไฟล์ไปด้วยในระหว่างที่คุณทำงาน โดยพยายามกด Ctrl+S บ่อยๆ
อ่านเพิ่มเติม: บันทึกงานนำเสนอของคุณ


เพิ่มข้อความ

เลือกตัวแทนข้อความแล้วเริ่มพิมพ์
แสดงการเพิ่มข้อความลงในเขตข้อมูลข้อความใน PowerPoint

จัดรูปแบบข้อความของคุณ

  1. เลือกข้อความ
  2. ภายใต้ เครื่องมือการวาด ให้คลิก รูปแบบ
    แสดงแท็บ เครื่องมือการวาด บน Ribbon ใน PowerPoint
  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
  4. เมื่อต้องการเปลี่ยนสีข้อความของคุณ ให้เลือก สีเติมข้อความ แล้วเลือกสี
  5. เมื่อต้องการเปลี่ยนสีเส้นกรอบข้อความของคุณ ให้เลือก เส้นกรอบข้อความ แล้วเลือกสี
  6. เมื่อต้องการใช้เงา การสะท้อน เรืองแสง ยกนูน การหมุนสามมิติ การแปลง ให้เลือก เอฟเฟ็กต์ข้อความ แล้วเลือกเอฟเฟ็กต์ที่คุณต้องการ
เพิ่มรูปภาพ
บนแท็บ แทรก ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
  • เมื่อต้องการแทรกรูปภาพที่เก็บอยู่ในไดรฟ์ภายในเครื่องหรือเซิร์ฟเวอร์ภายในของคุณ ให้เลือก รูปภาพน แล้วเรียกดูรูปภาพ จากนั้นเลือกแทรก
  • เมื่อต้องการแทรกรูปภาพจากเว็บ ให้เลือก รูปภาพออนไลน์ แล้วใช้กล่องค้นหาเพื่อค้นหารูปภาพ
    กล่องโต้ตอบ แทรกรูปภาพ ใน PowerPoint
  • เลือกรูปภาพ แล้วคลิก แทรก

เพิ่มบันทึกย่อของผู้บรรยาย

สไลด์จะดูดีที่สุดเมื่อคุณไม่ใส่ข้อมูลจนแน่นมากเกินไป คุณสามารถใส่ข้อมูลและบันทึกย่อต่างๆ ที่มีประโยชน์ลงไป แล้วใช้อ้างอิงในเวลาที่คุณนำเสนอได้
  1. เมื่อต้องการเปิดหน้าต่างบันทึกย่อ ให้คลิก บันทึกย่อ ปุ่ม บันทึกย่อ ใน PowerPoint ที่ด้านล่างของหน้าต่าง
  2. คลิกในบานหน้าต่าง บันทึกย่อ ซึ่งอยู่ด้านล่างสไลด์ แล้วพิมพ์บันทึกย่อ
    แสดงบานหน้าต่างบันทึกย่อของผู้บรรยายใน PowerPoint
อ่านเพิ่มเติม:

แสดงงานนำเสนอของคุณ

บนแท็บ การนำเสนอสไลด์ ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
  • เมื่อต้องการเริ่มต้นงานนำเสนอจากสไลด์ภาพแรก ในกลุ่ม เริ่มการนำเสนอสไลด์ ให้คลิก ตั้งแต่ต้น
    แสดงแท็บ การนำเสนอสไลด์ บน Ribbon ใน PowerPoint
  • ถ้าคุณไม่ได้อยู่ที่สไลด์แรก และต้องการเริ่มนำเสนองานจากสไลด์ปัจจุบัน ให้คลิก จากสไลด์ปัจจุบัน
  • ถ้าคุณจำเป็นต้องนำเสนอให้กับบุคคลที่ไม่ได้อยู่ในสถานที่เดียวกับคุณ ให้คลิก นำเสนอแบบออนไลน์ เพื่อตั้งค่างานนำเสนอบนเว็บ แล้วเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้
                                 

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น